ERP, o Planificación de Recursos Empresariales, es un tipo de sistema de software que ayuda a las organizaciones a gestionar casi todos los aspectos de sus procesos comerciales. El software ERP puede simplificar y automatizar tareas individuales, como contabilidad, operaciones y ventas, todo integrado en un solo sistema. Las soluciones ERP han estado evolucionando a lo largo de los años, y ahora se presentan comúnmente como una aplicación basada en la web a la que los usuarios pueden acceder de forma remota. Cuando se implementa correctamente, un sistema ERP une a la empresa y construye transparencia y productividad para la misma.
Esencialmente, un sistema ERP es como el cerebro de la empresa, sincronizando diferentes departamentos de la organización. Sin el sistema ERP, cada departamento tendría su propio sistema independiente. Sin embargo, con un sistema ERP, estos sistemas independientes se unirían en una sola aplicación, haciéndola más accesible para todos en la empresa. Con un sistema cohesivo, compartir información y comunicarse es más fácil, especialmente entre departamentos. La información y las actividades en otros departamentos están disponibles en toda la empresa, por lo que esta información también puede ser utilizada de manera efectiva. La generación de informes de datos en tiempo real también agiliza la operación, y con el sitio web externo conectado al sistema ERP, los pedidos de los clientes pueden ser solicitados en tiempo real, brindando una mejor experiencia al cliente y un proceso de transacción más fácil.
Hay 3 aspectos principales de un sistema ERP que crean una base sólida para las operaciones de la empresa.
Para gestionar la operación de ventas utilizando un sistema ERP, comúnmente proporcionará aplicaciones como:
CRM (Gestión de relaciones con clientes):
Bastante autoexplicativo: el CRM es un servicio que ayuda a construir relaciones con los clientes, a través de cosas como servicio al cliente, marketing por correo electrónico, seguimientos e integraciones de correo electrónico. Tener una aplicación programada para apoyar el aspecto del CRM significa, por ejemplo, que hay una promoción de mes de cumpleaños en curso, y dado que la base de datos ya tiene toda la información y los cumpleaños de los clientes, esta aplicación puede organizar fácilmente los correos electrónicos de los clientes según su mes de cumpleaños, y así, puedes enviar fácilmente la promoción adecuada sin mucho esfuerzo. Además, la gestión de pipeline también se implementa en los sistemas CRM. La gestión de pipeline te permite supervisar y dirigir oportunidades futuras en ventas. Con la función de gestión de pipeline, el equipo de ventas podrá identificar los puntos débiles y cuellos de botella en su ciclo de ventas y entender por qué algunas ventas fallan más que otras. Además, también les ayuda a detectar posibles crecimientos o caídas en las ventas. En general, la gestión de pipeline es una gran función en un sistema ERP que proporciona más información sobre las ventas de la empresa.
Ventas:
Esta es una aplicación que genera gráficos y datos basados en las ventas de la empresa. Estos gráficos pueden ayudar a la empresa a identificar las tendencias de ventas y qué días las ventas podrían ser más exitosas. Con estas tendencias identificadas, la empresa puede construir tácticas más sólidas para mejorar las ventas. Y, dado que esta información está en un sistema compartido, todos los usuarios pueden verla y utilizarla en sus departamentos para diferentes propósitos. Además, esta aplicación también puede rastrear ventas y gestionar los pedidos. Debido a que esto se implementa en un sistema compartido, todos pueden acceder a los registros de ventas y cualquier cambio se mostrará en tiempo real, lo que puede evitar mucha desinformación.
Contactos:
Aquí es donde se almacena toda la información del cliente, con toda la información de contacto almacenada en un solo sistema, los clientes pueden ser contactados por cualquier usuario, y esta información puede ser utilizada para promociones y para construir una mejor relación con el cliente.
Para ayudar al departamento de contabilidad, aquí están las aplicaciones más comunes implementadas en un sistema ERP:
Contabilidad:
El software de contabilidad asiste al departamento de contabilidad en el registro e informe de las transacciones realizadas por y en la empresa. El software también incluye generalmente ecuaciones y cálculos contables que facilitan el proceso de entender y analizar los números de manera más eficiente. Se puede almacenar una gran cantidad de datos en este software, por lo que no solo ahorraría espacio, sino que también podrías pagar menos alquiler con esta base de datos remota. Además, esta función permite que los datos y registros pasados se encuentren fácilmente para referencias presentes. En última instancia, esta aplicación es muy importante para los números de la empresa y genera más productividad en el departamento de contabilidad.
Nómina:
En la aplicación de nómina, se puede almacenar toda la información de los empleados y sus salarios, que se generan automáticamente y se pueden enviar con un clic de un botón. También puedes editar fácilmente la cantidad según la asistencia y el rendimiento del empleado durante el mes, haciendo que el proceso de nómina sea fácil y automatizado.
Para permitir que la empresa opere de manera organizada, estas aplicaciones que son comunes en un sistema ERP pueden ayudar mucho:
Gestión de proyectos:
La gestión de proyectos es realmente crucial entre todas las empresas, y con ERP, habría una aplicación vinculada que asiste en la planificación y seguimiento del proyecto. Especialmente al ser un sistema en tiempo real, el sistema de gestión de proyectos puede llevarse a un nuevo nivel de productividad. Las tareas están asignadas y claras, y el progreso se muestra, lo que significa que todo el proceso del proyecto es transparente y visible, permitiendo que se gestione de manera más fácil y conveniente.
Gestión de inventario:
Dado que el sistema de gestión de inventario está integrado con una base de datos centralizada, todo el proceso de seguimiento en el negocio puede ser fácilmente accesible y sencillo. Especialmente dado que la base de datos está en tiempo real, proporciona mucha más precisión a todos los empleados, así como ahorra tiempo al no tener que perder tiempo simplemente rastreando una pieza específica de stock. Además, saber exactamente qué tiene el almacén a mano será eficiente para la producción.
Gastos:
En esta aplicación, se pueden registrar y mantener responsables todos los gastos comerciales. Gastos como publicidad y marketing, tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito, gastos de educación y capacitación para empleados, ciertas tarifas legales, salarios pagados a empleados contratados, alquileres, etc. pueden ser mantenidos en un sistema centralizado. Esto facilita el proceso al desglosar el uso del dinero del negocio y brinda transparencia a cada usuario.
Conclusión
En general, un sistema ERP es un aspecto muy crucial para operar una empresa de manera fluida y efectiva. Los sistemas ERP traen transparencia, eficiencia y productividad al negocio y unen a la empresa con un sistema centralizado.
