El cliente, una empresa de servicios de transporte y logística con activos ligeros y un ingreso anual de 60 mil millones (RMB), que sirve a la Industria de Alta Tecnología, también proporciona servicios logísticos a la industria a través de su operación de camiones y declaración de aduanas.
Además de gestionar el transporte de equipos, bienes y suministros, la empresa es responsable de cumplir con los estándares y prácticas fiscales, de derechos y de conformidad a lo largo del proceso. En el momento del compromiso, la empresa representaba más de 20,000 contratos de clientes en papel y un proceso fuera de línea para proceder con la conciliación.
Numerosos acuerdos y contratos que incluyen múltiples cronogramas y adendas facilitaron todas las operaciones de la empresa. El cliente, enfrentando problemas de facturación y liquidación junto con otros desafíos financieros y operativos, necesitaba conciliar su cartera de contratos, estandarizar el lenguaje, las disposiciones y los términos utilizados en sus documentos contractuales, y asegurar que las personas adecuadas tuvieran acceso a los datos contractuales apropiados para apoyar una variedad de acciones y actividades comerciales.
1. Reunir el conjunto operativo de acuerdos con clientes, acuerdos de cambios de cronograma y términos comerciales a nivel individual para cada empresa;
2. Identificar cualquier superposición y entender cómo cada acuerdo afectaba la facturación, liquidaciones y procesos operativos;
3. Determinar cualquier lenguaje no estándar dentro de todos los tipos de acuerdos, específicamente para identificar inconsistencias en la metodología de precios y liquidación;
4. Verificar el cumplimiento de los contratos y los requisitos de rendimiento y resolver cualquier problema relacionado; Mejorar la visibilidad de la información contenida en los documentos contractuales para mejorar la eficiencia operativa y la percepción.
NUESTRA SOLUCIÓN
Los expertos en gestión de contratos de MERCURY trabajaron en estrecha colaboración con el equipo del cliente para tener una visión holística del entorno contractual existente.
1. Reunieron documentos contractuales y los alojaron en un solo repositorio, mejorando la accesibilidad y permitiendo a los equipos identificar las versiones operativas y ejecutadas de los contratos;
2. Revisaron los contratos para identificar cualquier acuerdo superpuesto asociado con las cuatro empresas heredadas;
3. Identificaron contratos con disposiciones de precios y liquidación no estándar y trabajaron con el abogado general y los gerentes de operaciones para estandarizar las disposiciones y renegociar según fuera apropiado;
4. Reescribieron los procedimientos operativos de gestión de contratos de la empresa, proporcionando al cliente un plan para mecanismos de precios y liquidación estándar y procesos de descuento que brindaron orientación consistente a la organización combinada;
5. Integraron datos de precios de contratos, datos de liquidación y fechas de vencimiento en la plataforma de gestión de transporte de la empresa y diseñaron un sistema de disparadores para mejorar el control operativo.
NUESTRO IMPACTO
1. Biblioteca de contratos altamente accesible: Reunir y organizar documentos en un solo lugar permitió al cliente mejorar el acceso a todos los contratos, agilizar el acceso a los documentos operativos e identificar cualquier acuerdo superpuesto para facilitar la integración de las cuatro empresas adquiridas.
2. Visibilidad y percepción de las disposiciones clave del contrato: Hacer que los datos contractuales estuvieran disponibles dentro del sistema de gestión de la empresa dio a los miembros del equipo del cliente la visibilidad de la información que necesitaban, como precios, mecanismos de liquidación y fechas de vencimiento, para mejorar significativamente la precisión de la facturación y la liquidación.
3. Los enlaces a los documentos contractuales también permitieron a la empresa mejorar la ejecución de los contratos, cumplir con los requisitos de rendimiento y conformidad regulatoria, y comprender y gestionar mejor cualquier responsabilidad y riesgo. Control operativo significativamente mejorado: La rápida percepción de datos contractuales importantes impulsa una mejor respuesta operativa y toma de decisiones. Por ejemplo, los disparadores integrados en la plataforma ayudaron a la empresa a mejorar el control operativo, como exigir que los contratos estuvieran en buen estado antes de aceptar su firma comercial.
4. Un manual de contratos diseñado para la consistencia y eficiencia: Elaborar políticas de gestión de contratos integrales, incluyendo una estructura de precios y descuentos estandarizada y una estrategia interactiva de gestión de cambios, permitió a la empresa establecer procesos disciplinados de gestión de contratos que se utilizaron de manera consistente en toda la entidad combinada para fomentar la eficiencia y la conformidad.
