Le client, une entreprise de transport et de services logistiques à faible intensité d'actifs avec un chiffre d'affaires de 60 milliards (RMB) par an, qui sert l'industrie des hautes technologies, fournit également des services logistiques à l'industrie par le biais de son opération de camions et de déclarations en douane.
En plus de gérer le transport d'équipements, de marchandises et de fournitures, l'entreprise est responsable de la conformité aux normes et pratiques fiscales, douanières et de conformité tout au long du processus. Au moment de l'engagement, l'entreprise représentait plus de 20 000 contrats clients sous forme papier et un processus hors ligne pour procéder à la réconciliation.
De nombreux accords et contrats incluant plusieurs plannings et avenants ont facilité toutes les opérations de l'entreprise. Le client, confronté à des problèmes de facturation et de règlement ainsi qu'à d'autres défis financiers et opérationnels, avait besoin de réconcilier son portefeuille de contrats, de normaliser le langage, les dispositions et les termes utilisés dans ses documents contractuels, et de s'assurer que les bonnes personnes avaient accès aux données contractuelles appropriées pour soutenir une variété d'actions et d'activités commerciales.
1. Rassembler l'ensemble opérationnel des accords clients, des accords de modifications de planning et des termes commerciaux au niveau de chaque entreprise ;
2. Identifier les éventuels chevauchements et comprendre comment chaque accord affectait la facturation, les règlements et les processus opérationnels ;
3. Déterminer tout langage non standard dans tous les types d'accords, spécifiquement pour identifier les incohérences dans la tarification et la méthodologie de règlement ;
4. Vérifier la conformité des contrats et les exigences de performance et résoudre tout problème connexe ; Améliorer la visibilité des informations contenues dans les documents contractuels pour améliorer l'efficacité opérationnelle et l'aperçu.
NOTRE SOLUTION
Les experts en gestion des contrats de MERCURY ont travaillé en étroite collaboration avec l'équipe du client pour adopter une vue d'ensemble de l'environnement contractuel existant.
1. Rassembler les documents contractuels et les regrouper dans un seul référentiel, améliorant l'accessibilité et permettant aux équipes d'identifier les versions opérationnelles et exécutées des contrats ;
2. Examiner les contrats pour identifier tout accord chevauchant associé aux quatre entreprises héritées ;
3. Identifier les contrats avec des dispositions de tarification et de règlement non standard et travailler avec le conseiller juridique et les responsables des opérations pour normaliser les dispositions et renégocier si nécessaire ;
4. Réécrire les procédures opérationnelles de gestion des contrats de l'entreprise, fournissant au client un plan pour des mécanismes de tarification et de règlement standardisés et des processus de remise qui fournissaient des orientations cohérentes à l'organisation combinée ;
5. Intégrer les données de tarification des contrats, les données de règlement et les dates d'expiration dans la plateforme de gestion des transports de l'entreprise et concevoir un système de déclencheurs pour améliorer le contrôle opérationnel.
NOTRE IMPACT
1. Bibliothèque de contrats hautement accessible : Assembler et organiser les documents en un seul endroit a permis au client d'améliorer l'accessibilité à tous les contrats, de rationaliser l'accès aux documents opérationnels et d'identifier tout accord chevauchant pour faciliter l'intégration des quatre entreprises acquises.
2. Visibilité et aperçu des dispositions clés des contrats : Rendre les données contractuelles disponibles dans le système de gestion de l'entreprise a donné aux membres de l'équipe du client la visibilité sur les informations dont ils avaient besoin, telles que la tarification, les mécanismes de règlement et les dates d'expiration, pour améliorer considérablement la précision de la facturation et des règlements.
3. Les liens vers les documents contractuels ont également permis à l'entreprise d'améliorer l'application des contrats, de respecter les exigences de performance et de conformité réglementaire, et de mieux comprendre et gérer les responsabilités et les risques. Contrôle opérationnel considérablement amélioré : Un aperçu rapide des données contractuelles importantes favorise une meilleure réponse opérationnelle et une prise de décision. Par exemple, les déclencheurs intégrés à la plateforme ont aidé l'entreprise à améliorer le contrôle opérationnel, comme exiger que les contrats soient en règle avant d'accepter de les signer commercialement.
4. Un manuel de contrats conçu pour la cohérence et l'efficacité : Élaborer des politiques complètes de gestion des contrats, y compris une structure de tarification et de remise standardisée et une stratégie de gestion du changement interactive, a permis à l'entreprise d'établir des processus de gestion des contrats disciplinés qui étaient utilisés de manière cohérente à travers l'entité combinée pour favoriser l'efficacité et la conformité.
