TL;DR :La transition des formulaires papier traditionnels vers des formats numériques peut faire gagner un temps considérable et améliorer l'accessibilité. Ce blog explore notre parcours pour déplacer 95 formulaires en ligne, les défis rencontrés, la technologie utilisée et les questions en cours concernant le changement de processus et la définition des formulaires à l'ère numérique.
Transformer les formulaires papier en solutions numériques
À une époque où l'efficacité est essentielle, notre projet s'est engagé à éliminer les formulaires papier et les PDF, les transformant en formulaires numériques dynamiques et créés par les utilisateurs. Traditionnellement, des départements comme les RH, le juridique et la comptabilité s'appuyaient fortement sur les PDF pour diffuser des informations. Mais maintenant, nous ouvrons la voie à des processus numériques plus accessibles et efficaces.
Le défi initial : identifier les formulaires
Notre parcours a commencé par un examen minutieux de 6263 lignes de données de tableur pour identifier les formulaires piégés dans des PDF. Cette tâche ardue a pris trois jours d'efforts concentrés, nous conduisant à découvrir 95 formulaires qui devaient être transférés en ligne. La réalisation qu'il y avait 49 formulaires spécifiquement liés aux contrats clients a apporté clarté et un objectif tangible, soulignant l'importance d'objectifs définis.
Organiser et suivre les progrès
Pour maintenir l'organisation, nous avons créé un référentiel de tickets, enregistrant chaque formulaire comme un problème ou un ticket. Cette stratégie s'est révélée inestimable, nous permettant de joindre des fichiers, d'inclure des informations détaillées et de catégoriser les formulaires par département, complexité et exigences techniques. L'intégration de ce système avec nos outils Kanban a assuré un flux de travail fluide.
Choisir la bonne technologie
Alors que nous commencions à numériser ces formulaires, deux considérations techniques cruciales ont émergé :
- Flux de travail :Les processus d'approbation en plusieurs étapes (par exemple, le client soumet, Jim approuve, puis Jane) nécessitaient un examen attentif et des attributions correctes.
- Applications Web :Certains formulaires nécessitaient une transformation complète en applications web pour fournir de meilleures solutions au-delà d'une simple réplication numérique.
Naviguer dans les processus d'affaires
Convertir les processus papier en numérique nécessitait de surmonter la résistance interne. En moyenne, la création d'un formulaire numérique prenait 30 minutes, mais obtenir la confiance et l'adhésion des employés s'étendait sur cinq semaines. Offrir des options de soumission claires—comme des soumissions par e-mail, des PDF dans des dossiers ou des données ajoutées à des tableurs—aidait à faciliter l'acceptation et à minimiser la résistance.
Bien que certains départements s'accrochent à des processus obsolètes, la priorité accordée à l'accessibilité en ligne a assuré la commodité des clients et l'efficacité du système. Étonnamment, il y avait une forte demande pour déplacer les formulaires en ligne, la plupart des départements étant désireux d'embrasser ce changement.
L'avenir des formulaires : questions à aborder
Nos progrès soulèvent des questions critiques pour l'avenir :
- Qui devrait diriger le changement de processus ?Bien que les équipes techniques conduisent actuellement le changement, une équipe dédiée avec la formation et le mandat appropriés pourrait être plus efficace pour gérer les processus internes.
- Redéfinir les formulaires :Alors que nous passons du physique au numérique, il est vital de reconsidérer comment nous définissons et étiquetons les formulaires. Comprendre les implications juridiques et les attentes des clients est crucial pour faire évoluer ces concepts.
En résumé, notre parcours pour numériser les formulaires n'est que le début. En adoptant la transformation numérique, nous débloquons un potentiel immense pour l'efficacité et l'innovation au sein des organisations. Le chemin à suivre implique non seulement la technologie, mais aussi la réinvention des processus et la redéfinition de ce que signifient véritablement les formulaires dans un paysage numérique.
