简而言之：将传统纸质表单转变为数字格式可以节省大量时间并改善可及性。本博客探讨了我们将95个表单转移到在线的旅程，面临的挑战，使用的技术，以及关于流程变更和在数字时代定义表单的持续问题。
将纸质表单转变为数字解决方案
在效率至关重要的时代，我们的项目开始了一项使命，消除纸质表单和PDF，将其转变为动态的用户创建的数字表单。传统上，人力资源、法律和会计等部门严重依赖PDF来传播信息。但现在，我们正在为更可及和高效的数字流程铺平道路。
最初的挑战：识别表单
我们的旅程始于仔细梳理6263行电子表格数据，以识别被困在PDF中的表单。这项艰巨的任务花费了三天的集中精力，使我们发现了95个需要转移到在线的表单。意识到有49个表单与客户合同特别相关，带来了清晰和具体的目标，强调了明确目标的重要性。
组织和跟踪进展
为了保持组织性，我们创建了一个工单库，将每个表单记录为一个问题或工单。这一策略证明是无价的，使我们能够附加文件，包含详细信息，并按部门、复杂性和技术要求对表单进行分类。将该系统与我们的看板工具集成，确保了无缝的工作流程。
选择合适的技术
在我们开始数字化这些表单时，出现了两个关键的技术考虑：
- 工作流程：多步骤审批流程（例如，客户提交，Jim签字，然后Jane）需要仔细审查和正确分配。
- Web应用程序：一些表单需要完全转变为Web应用程序，以提供超越简单数字复制的更好解决方案。
驾驭业务流程
将纸质流程转变为数字化需要克服内部阻力。平均而言，创建一个数字表单需要30分钟，但获得员工的信任和支持则需要五周时间。提供明确的提交选项——如电子邮件提交、文件夹中的PDF或添加到电子表格中的数据——有助于促进接受并减少阻力。
尽管一些部门仍然固守过时的流程，但优先考虑在线可及性确保了客户的便利和系统的高效性。令人惊讶的是，转移表单到在线的需求很强烈，大多数部门都渴望接受这一变化。
表单的未来：需要解决的问题
我们的进展提出了未来的关键问题：
- 谁应该领导流程变更？虽然技术团队目前推动变更，但一个拥有正确培训和授权的专门团队可能在管理内部流程方面更有效。
- 重新定义表单：随着我们从实体转向数字，重新考虑我们如何定义和标记表单至关重要。理解法律影响和客户期望对于发展这些概念至关重要。
总之，我们数字化表单的旅程才刚刚开始。通过拥抱数字转型，我们为组织的效率和创新释放了巨大的潜力。前进的道路不仅涉及技术，还包括重新构想流程和重新定义在数字环境中表单的真正含义。