簡而言之：將傳統紙本表單轉換為數位格式可以節省大量時間並改善可及性。這篇部落格探討了我們將95份表單轉移至線上的旅程、面臨的挑戰、使用的技術，以及關於流程變革和在數位時代中定義表單的持續問題。
將紙本表單轉型為數位解決方案
在效率至關重要的時代，我們的專案展開了一項任務，旨在消除紙本表單和PDF，將其轉變為動態的使用者創建的數位表單。傳統上，人力資源、法律和會計等部門在傳遞資訊時重度依賴PDF。但現在，我們正在為更可及和高效的數位流程鋪平道路。
最初的挑戰：識別表單
我們的旅程始於仔細檢視6263行的試算表數據，以識別被困在PDF中的表單。這項艱鉅的任務花費了三天的專注努力，讓我們發現了95份需要轉移至線上的表單。意識到其中有49份表單與客戶合約相關，讓我們明確了目標，強調了設定明確目標的重要性。
組織與追蹤進度
為了保持組織性，我們建立了一個票據庫，將每個表單記錄為一個問題或票據。這一策略證明是無價的，讓我們能夠附加檔案、包含詳細資訊，並根據部門、複雜性和技術需求對表單進行分類。將這一系統與我們的看板工具整合，確保了流暢的工作流程。
選擇合適的技術
在我們開始數位化這些表單時，出現了兩個關鍵的技術考量：
- 工作流程：多步驟的批准流程（例如：客戶提交，Jim簽署，然後Jane）需要仔細審查和正確分配。
- 網頁應用程式：某些表單需要完全轉型為網頁應用程式，以提供超越單純數位複製的更好解決方案。
導航商業流程
將紙本流程轉換為數位需要克服內部抵抗。平均而言，創建一個數位表單需要30分鐘，但獲得員工的信任和支持則花費了五週時間。提供清晰的提交選項—如電子郵件提交、文件夾中的PDF或數據添加到試算表—有助於促進接受並減少抵抗。
儘管一些部門仍然堅持過時的流程，但優先考慮線上可及性確保了客戶的便利和系統的效率。令人驚訝的是，對於將表單轉移至線上的需求強烈，大多數部門渴望接受這一變化。
表單的未來：待解決的問題
我們的進展提出了未來的關鍵問題：
- 誰應該主導流程變革？雖然目前技術團隊推動變革，但一個擁有正確訓練和授權的專門團隊可能在管理內部流程方面更為有效。
- 重新定義表單：隨著我們從實體轉向數位，重新考慮我們如何定義和標記表單至關重要。理解法律影響和客戶期望對於這些概念的演變至關重要。
總之，我們數位化表單的旅程才剛剛開始。通過擁抱數位轉型，我們為組織的效率和創新釋放了巨大的潛力。未來的道路不僅涉及技術，還包括重新構想流程和重新定義在數位環境中表單的真正意義。
