要約：従来の紙のフォームをデジタル形式に移行することで、かなりの時間を節約し、アクセシビリティを向上させることができます。このブログでは、95のフォームをオンラインに移行する過程、直面した課題、使用した技術、デジタル時代におけるプロセスの変化とフォームの定義に関する継続的な疑問を探ります。
紙のフォームをデジタルソリューションに変換する
効率性が重要な時代において、私たちのプロジェクトは紙のフォームとPDFを排除し、動的でユーザーが作成したデジタルフォームに変換する使命に取り組みました。従来、HR、法務、会計などの部門は情報を配信するためにPDFに大きく依存していました。しかし今、私たちはよりアクセスしやすく効率的なデジタルプロセスの道を切り開いています。
最初の課題：フォームの特定
私たちの旅は、6263行のスプレッドシートデータを注意深く調べ、PDFに閉じ込められたフォームを特定することから始まりました。この困難な作業には3日間の集中した努力が必要で、オンラインに移行する必要がある95のフォームを発見しました。顧客契約に関連する49のフォームがあることを認識したことで、明確さと具体的な目標が強調され、定義された目標の重要性が浮き彫りになりました。
進捗の整理と追跡
組織を維持するために、各フォームを問題またはチケットとして記録するチケットリポジトリを作成しました。この戦略は非常に価値があり、ファイルを添付したり、詳細な情報を含めたり、部門、複雑さ、技術要件によってフォームを分類することができました。このシステムをカンバンツールと統合することで、シームレスなワークフローを確保しました。
適切な技術の選択
これらのフォームのデジタル化を始めると、2つの重要な技術的考慮事項が浮かび上がりました：
- ワークフロー：顧客が提出し、ジムが承認し、その後ジェーンが確認するなどの多段階の承認プロセスには、慎重なレビューと正しい割り当てが必要でした。
- ウェブアプリケーション：一部のフォームは、単なるデジタル複製を超えたより良いソリューションを提供するために、完全にウェブアプリケーションに変換する必要がありました。
ビジネスプロセスのナビゲート
紙のプロセスをデジタルに変換するには、内部の抵抗を克服する必要がありました。平均して、デジタルフォームの作成には30分かかりましたが、従業員の信頼と賛同を得るには5週間かかりました。メールでの提出、ファイルフォルダー内のPDF、スプレッドシートへのデータ追加など、明確な提出オプションを提供することで、受け入れを促進し、抵抗を最小限に抑えることができました。
一部の部門が古いプロセスに固執しているにもかかわらず、オンラインでのアクセシビリティを優先することで、顧客の利便性とシステムの効率性が確保されました。驚くべきことに、ほとんどの部門がこの変化を受け入れたいと強く望んでおり、フォームをオンラインに移行する需要が高まりました。
フォームの未来：解決すべき質問
私たちの進捗は、未来に向けて重要な質問を提起します：
- プロセスの変化を誰が主導すべきか？現在、技術チームが変化を推進していますが、適切なトレーニングと権限を持った専任チームが内部プロセスを管理する方が効果的かもしれません。
- フォームの再定義：物理的なものからデジタルに移行するにつれて、フォームをどのように定義し、ラベル付けするかを再考することが重要です。法的な影響や顧客の期待を理解することは、これらの概念を進化させる上で重要です。
要するに、フォームをデジタル化する私たちの旅は始まりに過ぎません。デジタル変革を受け入れることで、組織全体の効率性と革新のための巨大な可能性を解き放ちます。今後の道のりは、単に技術だけでなく、プロセスを再構築し、デジタル環境におけるフォームの真の意味を再定義することを含んでいます。
