고객은 연간 600억 위안(RMB)의 수익을 올리는 자산 경량 운송 및 물류 서비스 회사로, 하이테크 산업에 서비스를 제공하며, 트럭 운영 및 세관 신고를 통해 해당 산업에 물류 서비스를 제공합니다.
장비, 상품 및 공급품의 운송을 관리하는 것 외에도, 회사는 과정 전반에 걸쳐 세금, 관세 및 준수 기준과 관행을 준수할 책임이 있습니다. 계약 체결 당시, 회사는 20,000개 이상의 고객 계약을 종이 형태로 보유하고 있으며, 조정을 진행하기 위해 오프라인 프로세스를 사용하고 있었습니다.
여러 일정 및 부속서를 포함한 수많은 계약이 모든 회사 운영을 용이하게 했습니다. 청구 및 정산 문제와 기타 재무 및 운영상의 도전에 직면한 고객은 계약 포트폴리오를 조정하고, 계약 문서에서 사용되는 언어, 조항 및 조건을 표준화하며, 다양한 비즈니스 행동 및 활동을 지원하기 위해 적절한 계약 데이터에 접근할 수 있는 권한을 가진 사람들을 보장할 필요가 있었습니다.
1. 각 회사에 대한 고객 계약, 일정 변경 계약 및 개별 회사 수준의 상업적 조건을 수집하기;
2. 중복 사항을 식별하고 각 계약이 청구, 정산 및 운영 프로세스에 미치는 영향을 이해하기;
3. 모든 유형의 계약 내 비표준 언어를 확인하고 가격 및 정산 방법론의 불일치를 식별하기;
4. 계약 준수 및 성과 요구 사항을 검증하고 관련 문제를 해결하기; 계약 문서에 포함된 정보의 가시성을 개선하여 운영 효율성과 통찰력을 향상시키기.
우리의 솔루션
MERCURY의 계약 관리 전문가들은 고객 팀과 긴밀히 협력하여 기존 계약 환경을 전체적으로 검토했습니다.
1. 계약 문서를 수집하고 단일 저장소에 보관하여 접근성을 개선하고 팀이 계약의 운영 및 실행 버전을 식별할 수 있도록 하였습니다;
2. 계약을 검토하여 네 개의 레거시 회사와 관련된 중복 계약을 파악하였습니다;
3. 비표준 가격 및 정산 조항이 포함된 계약을 식별하고, 일반 고문 및 운영 관리자와 협력하여 조항을 표준화하고 적절히 재협상하였습니다;
4. 회사의 계약 관리 운영 절차를 재작성하여 고객에게 표준 가격 및 정산 메커니즘과 할인 프로세스에 대한 청사진을 제공하였으며, 이는 통합 조직에 일관된 지침을 제공하였습니다;
5. 계약 가격, 정산 데이터 및 만료 날짜를 회사의 운송 관리 플랫폼에 통합하고 운영 통제를 개선하기 위한 트리거 시스템을 설계하였습니다.
우리의 영향
1. 매우 접근 가능한 계약 라이브러리: 문서를 한 곳에 모으고 정리함으로써 고객은 모든 계약에 대한 접근성을 개선하고 운영 문서에 대한 접근을 간소화하며, 네 개의 인수된 회사의 통합을 용이하게 하기 위해 중복 계약을 식별할 수 있었습니다.
2. 주요 계약 조항에 대한 가시성과 통찰력: 계약 데이터를 회사의 관리 시스템 내에서 사용할 수 있게 함으로써 고객 팀원들은 청구 및 정산 정확성을 크게 개선하기 위해 필요한 정보인 가격, 정산 메커니즘 및 만료 날짜에 대한 가시성을 확보하였습니다.
3. 계약 문서에 대한 링크를 통해 회사는 계약 집행을 개선하고 성과 및 규제 준수 요구 사항을 충족하며, 모든 책임 및 위험을 더 잘 이해하고 관리할 수 있었습니다. 중요한 계약 데이터에 대한 신속한 통찰력은 더 나은 운영 반응 및 의사 결정을 촉진합니다. 예를 들어, 플랫폼에 내장된 트리거는 회사가 상업적 서명을 받기 전에 계약이 유효한 상태인지 요구하는 등의 운영 통제를 개선하는 데 도움을 주었습니다.
4. 일관성과 효율성을 위한 계약 플레이북: 표준화된 가격 및 할인 구조와 상호작용하는 변경 관리 전략을 포함한 포괄적인 계약 관리 정책을 수립함으로써 회사는 통합된 조직 전반에서 일관되게 사용되는 규율 있는 계약 관리 프로세스를 수립할 수 있었습니다.
